Events organisieren: Praxistipps und originelle Ideen

Sie möchten ein Event organisieren, sind sich aber nicht sicher, wie Sie am besten dabei vorgehen? Unsere 6 Praxistipps helfen Ihnen dabei!

1. Das richtige Thema für Ihr Event wählen
Der Bezug zu Ihnen und Ihrem Produkt muss stimmig sein. Ein Laden für Designermöbel darf also keinen Frühschoppen mit Freibier und Schnittchen auf Papptellern veranstalten. Denn Sie wollen Ihrem Kunden schließlich mit dem Event - auch auf emotionaler Ebene - ein bestimmtes Image bieten. Als reine Marketing-Gags sind Erlebnis-Veranstaltungen nicht zu empfehlen.

2. Den Kunden in den Mittelpunkt Ihres Events stellen
Im Gegensatz zu Verkaufsveranstaltungen steht beim Organisieren eines Events nicht das Produkt, sondern ausdrücklich der Kunde bzw. die Kundin im Mittelpunkt. Reine Verkaufsveranstaltungen haben mittlerweile ein schlechtes Image: Hier haben „Kaffeefahrten“ und andere Neppveranstaltungen ihre Spuren hinterlassen.

Das heißt nicht, dass Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen bei Ihrem Event nicht klar darstellen dürfen. Doch sollte dies dezent geschehen. Marktschreierische Präsentation würde das Ziel einer solchen Veranstaltung sabotieren.

3. Echte Erlebnisse bieten
Anders als bei Werbebriefen oder Anzeigenwerbung können Sie mit einem Event den Kunden ganzheitlich ansprechen. Wer etwas aktiv erlebt, sich selbst in Aktionen einbringt, wird sich an dieses Event länger erinnern als an ein nur passiv konsumiertes Ereignis.

Der Besucher soll den inneren Zusammenhang möglichst sinnlich erfahren können: Event-Teilnehmer wollen probieren, betrachten, berühren und erleben. Auch hier sollten Sie nicht knausern. Verstärkt wird dieser Effekt durch das Erleben in der Gemeinschaft anderer.

4. Den richtigen Ort für Ihr Event wählen
Auch eine ausgefallene Location kann dazu beitragen, dass sich das Event in das Gedächtnis des Kunden eingräbt. Die Branche der Location Scouts hat sich darauf spezialisiert, für Film und Fernsehen, aber auch für Firmen-Events die richtigen Örtlichkeiten zu finden.

Beachten Sie: Events sind ortsgebunden. Kaum jemand wird eine Tagesreise auf sich nehmen, nur um Ihrem Event beizuwohnen. Ausnahme: Veranstaltungen auf überregionalen Veranstaltungen wie Messen.

5. Selber machen oder machen lassen?
Es gibt zahlreiche Werbeagenturen, die sich darauf spezialisiert haben, Events zu organisieren. Anbieter in Ihrer Nähe finden Sie beispielsweise unter Veranstaltungsorganisation im Branchenbuch.

Ganz ohne fremde Hilfe wird es allerdings nicht gehen: Catering oder Kinderbetreuung sollten Sie bei Ihren Events zum Beispiel grundsätzlich aus der Hand geben. Ein unverzichtbares Hilfsmittel bei der Organisation von Events ist die „Red Box“. In diesem Handbuch finden Sie von Animateur und Abenteuerspielplatz über Bühnenbeleuchtung und Kostümverleih bis Zauberei und Zelte alles, was für Veranstaltungen nötig ist. Das Buch sowie ein kostenloser Newsletter können über www.redbox.de bestellt werden.

Linktipp: Unter www.mein-eventplaner.de finden Sie Dienstleister, die sich auf das Thema Event spezialisiert haben. Bislang ist der Katalog auf die Städte Frankfurt, München, Köln, Berlin und Hamburg begrenzt.

6. Richtig und zeitig für Ihr Event werben
Jedes noch so gut organisierte Event ist erfolglos, wenn niemand kommt. Legen Sie also besonderen Wert darauf, Ihre Zielgruppe mit Einladungen und Presseveröffentlichungen zum Besuch zu motivieren. Also: Keine Veranstaltung ohne vorherige Mailings, Handzettel oder Zeitungsankündigungen.Events sind nicht nur Werbung - Events brauchen auch Werbung!

Werbung für Ihr Event in der Presse hat einen angenehmen Nebeneffekt. Auch wenn nicht alle, die Ihre Ankündigung lesen, wirklich kommen, so war doch Ihr Unternehmen wieder einmal präsent und wahrnehmbar. Damit bieten Sie der Presse Anlass, Informationen über Sie zu verbreiten - vorher durch die Ankündigung, nachher durch die Berichterstattung.

Wenn Sie es besonders auf Ihre Stammkunden abgesehen haben, sollten Sie Ihre Kundendatei bemühen, um persönliche Einladungen zu verschicken.