Geschäftsreise 2011: So sind Sie stressfrei unterwegs

Die kleine Flucht aus dem Alltag hat sich somit längst in eine Zusatzbelastung verwandelt. Doch ob es Ihnen genauso geht, entscheiden allein Sie. Setzen Sie beim eigentlichen Zweck einer Geschäftsreise an.

Eine Geschäftsreise treten Sie nur an, wenn der persönliche Kontakt zu Geschäftspartnern oder der Besuch einer Veranstaltung so wichtig ist, dass die Abwesenheit vom Büro und die Reisekosten sich lohnen. So weit, so gut? Dann ist auch klar, was im Fokus Ihrer Reise stehen muss: Ihr Anlass - und nicht das, was gerade zeitgleich im Büro passiert.

Es ist kontraproduktiv, sich unterwegs durch die täglichen E-Mails zu arbeiten und mit Mitarbeitern zu telefonieren, wenn dadurch Ihre Aufmerksamkeit für den Anlass der Reise leidet.

Communicator und Blackberry können auch einmal ein paar Stunden aus bleiben.
Nehmen Sie sich diese Freiheit. Überlegen Sie einmal: Vielleicht ist es nützlicher, sich über die Gestaltungsmöglichkeiten Ihrer anstehenden Verhandlung Gedanken zu machen.

Oder - wenn Sie vor Ort Englisch sprechen müssen - noch einmal eine englische Zeitung zu lesen, um wieder in den Sprachfluss zu kommen. Die Muße dafür haben Sie natürlich nur, wenn Sie Vorbereitungen sowohl für die Reise als auch für Ihre Abwesenheit getroffen haben.

8 Tipps für eine erfolgreiche Geschäftsreise:

1. Teilen Sie Ihren Mitarbeitern mit, wo Sie im Notfall zu erreichen sind, aber definieren Sie auch, was ein Notfall ist.

2. Bauen Sie auch bei elektronischen Medien Filter ein: Lassen Sie Ihr E-Mail-System Abwesenheitsnachrichten versenden oder bitten Sie einen Kollegen, auf bestimmte Sende-Adressen zu achten. Wenn Sie trotzdem die Neugier plagt, lesen Sie Ihre Mails nur dann, wenn Sie auch Zeit zum Reagieren haben.

Ansonsten mindert es Ihre Konzentrationsfähigkeit vor Ort. Sprechen Sie auch auf Ihr Mobiltelefon eine Nachricht, dass Sie geschäftlich unterwegs sind, Ihr Büro jederzeit erreichbar ist und Sie nur in dringenden Fällen um Hinterlassen einer Nachricht bitten.

3. Nutzen Sie Leerlaufzeiten im Flughafen nur für gut handelbare Aufgaben: Durchforsten Sie die lange im Büro gestapelten Unterlagen, aktualisieren Sie Ihre Handynummern, schreiben Sie eine To-Do-Liste für Ihre Rückkehr. Oder tun Sie einfach einmal nichts. In solchen „Ruhephasen“ kommen Sie auf kreative Gedanken.

4. Nehmen Sie die Möglichkeiten einer Geschäftsreise wahr, um neue Kontakte zu schließen. Vielleicht sitzt ein interessanter Branchenkollege direkt neben Ihnen im ICE. Laden Sie Ihre Geschäftspartner zum Essen ein und Sie werden mehr über die Firma erfahren, mit der Sie zusammenarbeiten. Wer sich außerhalb der eigentlichen Geschäftstermine nur abschottet und in mitgebrachte Arbeit vertieft, verschenkt die Gelegenheit, über den eigenen Tellerrand hinauszuschauen.

5. Tun Sie etwas für Ihren Körper. Langes Sitzen, schlechte Luft, Zeit- oder Klimaumstellung, Erfolgs- und Termindruck und wenig Schlaf mindern Ihre Leistungsfähigkeit. Suchen Sie nach kleinen, aber effizienten Ausgleichsmöglichkeiten während Ihrer Geschäftsreise.

Nutzen Sie die Zeit zwischen zwei Meetings für einen Fußmarsch (Sight-seeing, Zwiegespräch mit wichtigem Kunden), achten Sie auf leichte Ernährung und moderaten Alkoholkonsum. Besonders der Alkoholkonsum sollte auch am Abend beim Geschäftsessen nicht über das Ihnen gewohnte Maß hinausgehen. Ein leichtes Schlafdefizit können Sie vielleicht noch wegstecken. Schlafmangel und übermäßiger Alkoholkonsum bremsen Ihre Leistungsfähigkeit jedoch merklich.

6. Kosten: Sammeln Sie von Anfang an alle Belege in einer Hülle. Auch das spart Stress bei der Rückkehr. Und: Ein bisschen Ortskenntnis (Links dafür auf: http://www.offizz.de/geschaeftsreise/) mindert Spesen.

Fragen Sie Ihren Geschäftspartner, ob sich seine Firma mit dem Flughafen-Shuttle gut erreichen lässt. Wenn Sie Ihre Kunden in das angesagte Restaurant aus dem Online-Kneipenführer einladen, haben Sie vielleicht mehr Spaß als im konservativen und wesentlich teureren „ersten Haus am Platz“.

7. Vergessen Sie Ihr Privatleben nicht. Mit ein paar SMS oder Fotos aus dem Handy können sich Ihre Lieben gleich viel besser vorstellen, was Sie gerade erleben. Übrigens darf nach neuerer Gesetzgebung auch der Ehepartner auf eine Dienstreise mitkommen, ohne dass das bei entsprechendem Nachweis und anteiligem Kostenabzug grundsätzlich den geschäftlichen Zweck der Reise in Frage stellt.

8. Noch ein Tipp für Eltern: Falls einmal alle Betreuungspersonen ausfallen und Sie mit Kind reisen müssen: In Berlin und bald auch Nürnberg gibt es ein Baby-Business-Hotel mit allem Equipment und Rundumbetreuung.

Die einfache Kinderbetreuung bieten schon mehr Hotels an - die Kinderinsel in Berlin auf Wunsch sogar mit Limousinenservice für die Stadtrundfahrt und Personenschutz. Aber vor allem: Bewahren Sie die Ruhe in dieser zugegebenermaßen stressigen Reisesituation. Ihre Kinder spüren Ihre Anspannung. Wenn Sie ruhig und gelassen bleiben, überträgt sich das positiv auf Ihr Kind.