So bleiben Ihre E-Newsletter nicht im Spam-Filter hängen: Mit diesen Tricks sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Mails ankommen

Leider finden damit auch immer mehr seriöse und erwünschte Newsletter den Weg in den virtuellen Papierkorb. Lesen Sie hier, was Sie tun können, damit Ihre Newsletter sicher ihr Ziel erreichen.

Klarheit bei Absender und Empfänger
Spam- und Junk-E-Mail-Filter achten sehr genau auf Absender und Empfänger von E-Mails. Achten Sie darauf, dass Sie eine real existierende Absender-Adresse verwenden. Verzichten Sie dabei möglichst auf exotische Top-Level-Domains. Auf der sicheren Seite sind Sie mit einem Absender in der Form Newslettername@Firmenname.de.

Im Empfängerfeld sollte unbedingt die tatsächliche E-Mail-Adresse des Empfängers erscheinen. Die eigene Adresse im Empfängerfeld führt ebenso zu Problemen wie das Leerlassen des Feldes oder die Verwendung eines Fantasienamens.

Halten Sie Ihre Adressen aktuell
E-Mail-Adressen, die nicht mehr erreichbar sind, werden in der Fachsprache als Bounces bezeichnet. Zahlreiche Provider werten eine hohe Anzahl von Bounces von einem Absender als Anzeichen für Spam. Achten Sie deshalb unbedingt darauf, dass Ihre Newsletter-Versandsoftware bzw. Ihr E-Mail-Dienstleister Bounces automatisch aus dem Bestand entfernt oder als ungültig markiert.

Vorsicht bei Schlüsselwörtern
Nahezu alle Spam-Filter durchsuchen E-Mails auf Grundlage einer so genannten Blacklist nach Schlüsselbegriffen, die von Spam-Versendern gerne und häufig genutzt werden. Diese verdächtigen Begriffe sollten Sie in Ihren Newslettern und ganz besonders im Betreff tunlichst vermeiden. Ganz oben auf den Listen stehen „Viagra“, „Sex“, „hot“ und ähnliche Begriffe, aber auch „gratis“, „kostenlos“ oder „heiß“.

Verzichten Sie unbedingt auf diese und ähnliche Wörter. Zumindest im Betreff empfiehlt es sich, auch auf Euro-, Dollar- und das Ausrufezeichen zu verzichten. Neben Schlüsselwörtern führen auch bestimmte Schreibweisen zur Einstufung als Spam. Dabei fallen komplett groß geschriebene Wörter und der übermäßige Einsatz des Schriftattributs fett besonders auf.

Grundsätzlich sollten Sie Ihre Newsletter so verfassen, dass eine stark werblich erscheinende Sprache vermieden wird.

Suchen Sie den Weg in das Adressbuch der Empfänger
Einige Spam-Filter berücksichtigen das persönliche Adressbuch des Empfängers. Sie gehen davon aus, dass alle darin enthaltenen Adressen erwünschte Absender sind. Manche Provider führen so genannte „Whitelists“, in die Anwender Adressen erwünschter Absender eintragen können.

Bitten Sie deshalb Ihre Newsletter-Empfänger, Ihre Newsletter-Absenderadresse in ihr Adressbuch oder in ihre „Whitelist“ einzutragen (z. B. „Damit unser Newsletter Sie immer erreicht, tragen Sie ...“). Sie sollten die Absenderadresse dann in Zukunft nicht mehr ändern.

Abmeldung leicht gemacht
Nahezu alle Spam-Filter bieten den Anwendern die Möglichkeit, unerwünschte E-Mails als Spam zu melden. Die entsprechenden Versender landen dann mitunter auf einer Blacklist und werden auch für andere Empfänger des Anbieters gesperrt. Damit Ihnen das nicht passiert, sollten Sie Ihren Empfängern die Abmeldung von Ihrem Newsletter so einfach und bequem wie möglich machen, indem Sie gut sichtbar und mehrfach einen Abmelde-Link anbieten.

Dann können sich unzufriedene Empfänger schnell abmelden, statt nach verzweifelter Suche nach einem Abmelde-Link eine für Sie folgenschwere Spam-Meldung abzusetzen.
Einen weiteren Schutz vor der Verbannung auf Blacklists bietet das manuelle Entfernen aller Empfänger, die sich per E-Mail, Telefon oder Post über den nicht erwünschten Empfang eines Newsletters beschweren.

Verteilen Sie den Versand
Manche Spam-Filter setzen unter anderem so genannte Volumen-Filter ein. Damit werden Absender geblockt, die innerhalb kurzer Zeit zahlreiche E-Mails an einen Server senden. Das können Sie umgehen, indem Sie Ihre Newsletter in mehreren Paketen zeitversetzt versenden.

Vorsicht bei der Wahl des Versand-Dienstleisters
Einige Spam-Filter berücksichtigen bei der Beurteilung von Spam auch den Server, von dem der Versand vorgenommen wurde. Für den Fall, dass Sie den Versand Ihres Newsletters von einem externen Dienstleister über eine ASPPlattform (Application Service Provider) erledigen lassen, stellen Sie unbedingt sicher, dass Sie einen wählen, der ausschließlich seriöse Kunden hat. Das erkennen Sie beispielsweise daran, dass er von seinen Kunden die Einhaltung von Anti-Spam-Richtlinien verlangt.

Höchste Serversicherheit
Wenn Sie den Versand Ihres Newsletters über einen eigenen Server vornehmen, sollten Sie der Sicherheit dieses Systems höchste Priorität einräumen. Spam-Versender nutzen häufig Sicherheitslücken und versenden ihre E-Mails dann über fremde Server. Das hat dann zur Folge, dass Ihre IP von Providern geblockt wird und Ihre eigenen Newsletter nicht mehr ausgeliefert werden. Installieren Sie deshalb auf Ihren Servern alle notwendigen Sicherheits-Updates und sorgen Sie für eine sichere Konfiguration.