Worauf Sie bei der Adressgenerierung und beim Versand Ihrer Newsletter unbedingt achten müssen

E-Mail-Marketing ist aus juristischer Sicht ein heikles Thema. Schnell drohen Abmahnungen oder  andere rechtliche Probleme, z. B. Schadenersatzforderungen. Hier sind die wichtigsten  rechtlichen Aspekte, die Sie davor schützen:

Sie brauchen eine Einwilligung!
Jede Form der Werbung per E-Mail, für die keine Einwilligung des Empfängers vorliegt, gilt  juristisch als eine unzumutbare Belästigung. Dabei wird nicht unterschieden zwischen Privat und Geschäftskunden. Lediglich für bereits bestehende Geschäftsbeziehungen gilt diese Regelung nicht.

Ihre Empfänger dürfen sich online anmelden
Die mit Abstand am weitesten verbreitete Form der Anmeldung für Newsletter führt über ein  Formular auf einer Webseite. Das ist gesetzlich auch so in Ordnung. Bei der Einwilligung  müssen Sie die folgenden Punkte beachten:

• Es muss sich bei der Anmeldung um eine eindeutige und bewusste Handlung handeln. Dafür  weisen Sie ausdrücklich darauf hin, was den Empfänger erwartet.
• Sie müssen die Einwilligung protokollieren.
• Sie müssen den Inhalt der Einwilligung jederzeit abrufen können. Das stellen Sie sicher, indem  Sie die Einwilligung dem Anmelder zuschicken und mit einem Bestätigungslink bestätigen  lassen (Double Opt-in).

Fragen Sie nur die wichtigsten Daten ab
Nach dem Grundsatz der Datensparsamkeit dürfen Sie bei der Anmeldung nur die Daten  erfassen, die unbedingt erforderlich sind. Bis auf die E-Mail-Adresse darf es keine Pflichtfelder  geben. Damit ist sichergestellt, dass auch eine anonyme Nutzung Ihrer Dienste möglich ist.  Wenn Sie weitere Angaben wünschen, legen Sie diese als freiwillige Felder an.

Sie brauchen ein Impressum
Für einen Newsletter bzw. ein E-Mailing benötigen Sie ein komplettes Impressum wie für Ihre  Webseite. Unbedingt erforderlich sind Name, Anschrift, Vertretungsberechtigter, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Handelsregister- und Steuernummer. Wir empfehlen dringend, das Impressum  direkt in Ihre E-Mails zu schreiben. Wenn Sie lediglich auf Ihre Webseite verlinken, kann das zu  juristischen Problemen führen - bis hin zu einer Abmahnung.

Werbung muss klar als solche erkennbar sein
Jeder Newsletter, der Werbung enthält, muss als solcher eindeutig zu erkennen sein. Das  Gesetz sieht vor, dass der kommerzielle Charakter einer Mail aus Absender und Betreff deutlich werden muss. Wir empfehlen, als Absendernamen grundsätzlich Ihren Firmennamen bzw. die Domain Ihrer Webseite zu verwenden.

Ermöglichen Sie die jederzeitige Abmeldung
Wichtig ist, dass alle Ihre Newsletter-Abonnenten immer die Möglichkeit haben, sich von Ihrer  Liste abzumelden. Darauf sollten Sie bereits bei der Anmeldung ausdrücklich hinweisen. Zusätzlich binden Sie in jede E-Mail einen Link ein, mit dem sich der Leser schnell und bequem abmelden kann.

Weisen Sie auf den Datenschutz hin
Jeder, der Daten (z. B. eine E-Mail-Adresse) erhebt, ist verpflichtet, auf die Zweckbestimmung der  Erhebung, Verarbeitung und Nutzung hinzuweisen. Machen Sie bei der Anmeldung klar, welche Inhalte Sie in welcher Frequenz senden werden.

E-Mail-Marketing-Check
Beachten Sie unbedingt, dass Ihr Newsletter/E-Mailing nur dann den rechtlichen Anforderungen  entspricht, wenn Sie alle folgenden Fragen mit „Ja“ beantworten: Liegt Ihnen die Einwilligung der  Empfänger Ihres Newsletters bzw. E-Mailings vor? Können Sie die Einwilligung der Empfänger  nachweisen?

Haben Sie die Empfänger ausreichend informiert, wozu sie ihre Einwilligung  gegeben haben? Haben Sie die Empfänger auf die Abbestellmöglichkeit hingewiesen? Verschicken Sie an Anmelder eine Bestätigung ihrer Einwilligung? Kann Ihr Newsletter einfach  abbestellt werden? Sind Sie als kommerzieller Absender klar erkennbar?

Ist Ihr Betreff eindeutig  und nicht irreführend? Verfügt Ihr Newsletter/E-Mailing über ein vollständiges Impressum?