Erstkontakt: 10 Profi-Tipps, wie Sie neue Kunden am besten willkommen heißen

Hier sind 10 Profi-Tipps für eine gelungene Willkommens-Mail:

1. Stellen Sie die Begrüßung in den Vordergrund.
Wann und wie Sie die Sendung verpackt haben, ist in einer Willkommens-Mail völlig sekundär. Hier geht es darum, den Kunden wie im eigenen Haus zu begrüßen, ihm den Mantel abzunehmen und ihn freundlich ins Wohnzimmer zu bitten. Zum Beispiel so: „Lieber Herr Röthlingshöfer, wir freuen uns, dass wir Sie als unseren neuen Kunden begrüßen dürfen.“

2. Schreiben Sie eine emotionale Betreffzeile.
Also nicht „Empfangsbestätigung 6493037“, sondern: „Vielen Dank für Ihre Bestellung.“ Unterdrücken Sie den Wunsch, die Bestellnummer aus Ihrem Auftragssystem in die Betreffzeile zu stellen. Der Kunde ist keine Nummer und soll sich auch nicht wie eine solche fühlen.

3. Schreiben Sie den Kunden namentlich an.
Selbst wenn Sie vorgefertigte Textbausteine verwenden, eines sollten Sie immer sicherstellen: dass Sie den Kunden mit seinem Namen anschreiben. Nur so wird diese Willkommensnachricht zu dem, was sie sein soll: eine gute Gelegenheit, die Kundenbindung stärker zu knüpfen.

4. Machen Sie die Willkommens-E-Mail zur Chefsache.
Egal, wer in Zukunft Kontakt mit dem Kunden hat: Die Begrüßungs-E-Mail für den Neukunden ist besonders wirksam, wenn sie vom Chef geschrieben wird. Das verdeutlicht dem neuen Kunden: Ich bin Chefsache.

5. Vergessen Sie nicht den Coupon.
Fügen Sie als Dankeschön einen Coupon mit ein. Mit einem solchen Coupon können Sie dem Kunden ein kleines Geschenk überreichen oder ihn zum Vorzugspreis einen Artikel aus Ihrem Sortiment vorstellen, den er noch nicht kannte. Bitte halten Sie Coupons nicht für altmodisch. Der Waschmittelriese Procter & Gamble dachte das auch mal und hat in einem kleinen Testgebiet alle Coupons abgeschafft. Das Ergebnis waren wütende Proteste der Verbraucher. Die Testaktion wurde nach wenigen Monaten wieder abgebrochen!

6. Nennen Sie dem Kunden einen persönlichen Ansprechpartner.
Niemand erwartet, dass die gesamte Kommunikation nur vom Chef abgewickelt wird. Aber Kunden wollen nicht mit E-Mail-Adressen oder ganzen Abteilungen kommunizieren, sondern von Mensch zu Erstkontaktstkontaktstkontaktstkontakt stkontaktstkontakt stkontakt 10 Profi-Tipps, wie Sie neue Kunden am besten willkommen heißen Auch bei der Willkommens-E-Mail zählt der erste EindruckMensch. Deshalb sollten Sie in Ihrer E-Mail auf einen persönlichen Ansprechpartner hinweisen, der sich um die Kundenanliegen kümmert. Gerne auch mit Bild. Besser, als gar keine Namen zu nennen, ist es sogar, einen Mitarbeiter zu erfinden. Mit großem Erfolg wurde von dem Online-Versandhaus Vente Privée eine Nina von Winterfeld erfunden, die alle E-Mails an den Kunden schreibt.

7. Geben Sie ihm etwas für seine E-Mail Adresse.
Eine gute Idee ist: Richten Sie ihm eine persönliche Begrüßungs-Webseite ein und senden Sie ihm den Link dazu. Auf dieser Seite erfährt er mehr über Ihr Unternehmen und kann sich den aktuellen Newsletter selbst herunterladen. Dort kann er sich dann auch eintragen, wenn er weiter Werbeinformationen von Ihnen haben möchte.

8. Fischen Sie nach Komplimenten.
Bitten Sie den Kunden, Ihre Leistung zu bewerten. Machen Sie ihm es so einfach wie möglich. Etwa indem Sie ihn auf einer Skala von 1 bis 6 (Schulnoten) ankreuzen lassen, wie zufrieden er mit Ihrer Leistung war.

9. Geben Sie ihm einen Vorteilsbonus für seine Freunde.
„Wenn Sie mit unserer Leistung zufrieden waren und uns einem Freund/einer Freundin empfehlen möchten, laden Sie sie ein. Hier ist ein Willkommensbonus für Ihre Freunde.“

10. Verkaufen Sie ihm nichts.
Bitte missbrauchen Sie die E-Mail-Adresse nicht, um ihm ein bestimmtes Produkt zu verkaufen - das würde den Charakter des Willkommensgrußes zerstören. Alles, was Sie tun dürfen, ist ein (oder mehrere) Produkte beiläufig erwähnen.