Jahresgespräch: Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter mit klaren Botschaften

Praxis-Tipp:
Gehen Sie gut vorbereitet in das Gespräch. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, stellen Sie alle Telefone um und konzentrieren Sie sich ausschließlich auf Ihren Mitarbeiter. Damit sich dieser Mitarbeiter auch mit den präsentierten Ergebnissen identifizieren kann, sollten Sie keinen Monolog halten. Holen Sie Ihren Mitarbeiter mit ins Boot!

Ein Jahresgespräch umfasst diese drei Elemente: Es geht um die Beurteilung der Zusammenarbeit, die Möglichkeiten, diese noch zu verbessern, und als Resümee daraus die Zielvereinbarung für das kommende Jahr.

Ihre inhaltliche Vorbereitung

Aus Ihrer Sicht als Führungskraft sind folgende Fragen zu beantworten:

• Welche Aufgaben, Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche hat der Mitarbeiter?
• Wo sehe ich Stärken und Entwicklungsbedarf des Mitarbeiters im Hinblick auf gegenwärtige und zukünftige Aufgabenstellungen?
• Wie ist die Stellung des Mitarbeiters im Team und wie ist die Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen sowie Führungskräften?
• Welche mittelfristigen Ziele lassen sich aus meiner Sicht formulieren?
• Welche Entwicklungspotenziale des Mitarbeiters gibt es?

Aus Sicht Ihres Mitarbeiters sind folgende Fragen zu beantworten:

• Welche Verbesserungsmöglichkeiten, Schwierigkeiten und Schwachstellen gibt es an meinem Arbeitsplatz (Organisation, Rahmenbedingungen ...)?
• Wo sehe ich meine eigenen Stärken sowie Entwicklungsbedarf im Hinblick auf gegenwärtige Aufgabenstellungen?
• Welche Stärken könnte ich darüber hinaus in zukünftig geplante oder vorstellbare Aufgabenstellungen einbringen? Welche Schwächen könnten hinderlich sein?
• Welchen Förderungsbedarf sehe ich?
• Wie empfinde ich meine Stellung im Team?
• Wie empfinde ich die Zusammenarbeit mit meiner Führungskraft?
• Welche Zielvorstellungen und Veränderungswünsche habe ich?

Gesprächsleitfaden für ein erfolgreiches Jahresgespräch

• Begrüßung.
• Zum Thema kommen: „Frau Meier, heute geht es um Ihre Ziele für 2006.“
• Zuhören: „Welche Vorstellungen haben Sie für die nächsten 12 Monate?“ „Sie kennen die Erwartungen an unser Team. Haben Sie sich schon Gedanken gemacht, wie Sie ...?“
• Information / Standpunkt / Entscheidung / Erwartung: Erläutern Sie, vor welchen Herausforderungen die Marketingabteilung im Unternehmenskontext steht. Nennen Sie Ihre Erwartungen an Ihr Gegenüber.
• Zuhören: „Frau Meier, was brauchen Sie, um Ihre Ziele zu erreichen? Gibt es Möglichkeiten, Sie noch besser zu unterstützen? Welche Chancen und Risiken sehen Sie?“
• Zur festen Vereinbarung kommen: „Welche messbaren Ziele sind bis zu welchem Termin zu erreichen?“ Definieren Sie:
• Zwischenziele,
• Gestaltungs- und Entscheidungskompetenzen des Mitarbeiters,
• was Sie ihm an Ressourcen, Budget und Unterstützung zukommen lassen,
• was sein Beitrag zum Teamerfolg sein kann und/oder
• wie verschiedene Grade der Zielerreichung honoriert werden.
• Motivierende, herzliche Verabschiedung.

Ergebnisse und Vereinbarungen
Alle Gesprächsergebnisse werden festgehalten und von beiden Gesprächspartnern unterzeichnet.

Was tun im Konfliktfall ?

Fall A: Die Arbeit des Mitarbeiters hat enttäuscht. Überlegen Sie sich vorher, wie viel Spielraum Sie dem Mitarbeiter noch zu geben bereit sind. Sagen Sie ihm im Gespräch deutlich, dass Sie unzufrieden sind. Fragen Sie genau ab, worin für ihn die Ursachen seines Misserfolgs liegen. Was sieht er in seiner Verantwortung? Was will er verändern und was könnte ihn unternehmensseitig dabei unterstützen? Setzen Sie ihm eine Frist, bis zu der Sie bessere Ergebnisse sehen möchten. Finden Sie keine Übereinstimmung, können Sie ihm eigentlich nur nahe legen, sich nach einer anderen Aufgabe (im Unternehmen?) umzuschauen.

Fall B: Der Mitarbeiter übertrifft alle Ihre Erwartungen und will berechtigterweise befördert werden, wofür Sie derzeit keine Mittel haben. Kommunizieren Sie in aller Deutlichkeit, wie hoch Sie die Arbeit des Mitarbeiters schätzen und wie glücklich Sie sind, ihn in Ihrer Abteilung zu haben. Erklären Sie ihm auch, wie eng Ihr Spielraum für Beförderungen ist, und suchen Sie gemeinsam nach anderen Incentives. Kann er Ihnen eine Reise nach Australien „abnehmen“? Möchte er sich fortbilden? Können Sie ihn vielleicht wenigstens nominell befördern und ihm einen neuen Titel geben?